El nuevo instructivo establece directrices más estrictas para el manejo de estos recursos, reafirmando que solo ciertos organismos pueden disponer de ellos, incluyendo la Presidencia de la República, los ministerios del Interior, Relaciones Exteriores y Defensa, además de las Fuerzas Armadas, Carabineros, la Policía de Investigaciones y la Agencia Nacional de Inteligencia (ANI).
Una de las principales modificaciones es la obligación de las entidades autorizadas de identificar mediante resoluciones reservadas las unidades operativas que manejarán estos fondos, detallando las jefaturas responsables y sus eventuales subrogantes. Estas resoluciones deberán ser remitidas a la Contraloría, garantizando un mayor control sobre quiénes acceden a los gastos reservados.
Además, las jefaturas deberán proporcionar información detallada sobre el uso de los gastos reservados para la elaboración de informes semestrales y un consolidado anual, el cual será remitido a la Contraloría General.
La actualización normativa ocurre tras las denuncias que vincularon a Manuel Monsalve, actualmente en prisión preventiva acusado de violación, con el uso indebido de gastos reservados durante su gestión en Subsecretaría del Interior. Aunque la investigación sigue en curso, el caso evidenció la falta de regulación efectiva en la rendición de estos fondos y derivó en este ajuste normativo sin precedentes.
Uno de los mayores cambios que tendrán que tener a la vista las autoridades, está en el punto 3 del oficio, el cual raya la cancha de forma definitiva a cómo deberán dar cuenta del gasto de estas platas. Esto correrá para el Presidente de la República y el resto de las reparticiones del Estado que tienen estos fondos a disposición discrecional.
Determinación de las unidades operativas mediante resoluciones y sus actualizaciones
Como primera obligación de los organismos públicos autorizados para el manejo de estos recursos, el artículo 4° de la ley N°19.863 establece que los ministerios y entidades a que se refiere el artículo 3° identificarán, mediante resolución fundada de carácter reservada, las unidades operativas que requerirán para su operación el uso de los gastos que en él se señalan. Dicha resolución y sus modificaciones deberán ser remitidas a Contralor/a General de la República, las que tendrán el carácter de reservadas.
De conformidad con lo anterior, la resolución reservada o sus modificaciones, además de identificar la unidad operativa respectiva, deberá individualizar a la jefatura de tal unidad, quien tendrá que dar cumplimiento a las obligaciones que se exponen en el presente instructivo.
Asimismo, el acto administrativo reservado o sus modificaciones deberá individualizar a cualquier otro funcionario/a que integre la unidad operativa y que, por razones de continuidad del servicio, deba subrogar o suplir a la jefatura de la referida unidad para el cumplimiento de las funciones públicas establecidas en las leyes y que requiere del uso de gastos reservados.
Cabe hacer presente que, en atención a su naturaleza de unidad operativa, en todo aquello en que la ley N° 19.863 no haya establecido un procedimiento especial, le será aplicable lo dispuesto en el presente instructivo, en el dictamen N° 67.330, de 2016, y en la resolución N°30, de 2015, todos de este origen.
Obligaciones de las jefaturas de las unidades operativas
La ley N° 19.863 establece que las jefaturas de las unidades operativas deberán cumplir con las siguientes obligaciones:
a) Presentar Declaración de Intereses y Patrimonio (DIP)
El inciso cuarto del artículo 4° de la ley N°19.863, incorpora para los jefes de las unidades operativas que tengan gastos reservados el deber de efectuar dos declaraciones de intereses y patrimonio conforme a la ley No 20.880, sobre probidad en la función pública y prevención de los conflictos de intereses.
En primer lugar, deberá realizar la Declaración de Intereses y Patrimonio ordinaria para todo sujeto obligado, según lo establece el artículo 4° de la citada ley N° 20.880, cumpliendo con el contenido señalado en el artículo 7° de dicha normativa.
En segundo lugar, y de manera adicional, deberán singularizar los siguientes bienes del declarante; de su cónyuge, siempre que estén casados bajo el régimen de sociedad conyugal; de su conviviente civil, siempre que hayan pactado régimen de comunidad de bienes; de sus hijos sujetos a patria potestad; y de las personas que tenga bajo tutela o curatela:
i) Cuentas y/o libretas de ahorro que se mantengan en instituciones de ahorro, instituciones financieras, o de cualquier otra naturaleza,
ii) Ahorro previsional voluntario bajo cualquier modalidad, ahorro previsional voluntario colectivo y depósitos convenidos,
iii) Depósitos a plazo, y
iv) Seguros de vida con ahorro y seguros en general.
Si el declarante estuviere casado bajo cualquier otro régimen patrimonial o si fuere conviviente civil sujeto a un régimen de separación de bienes, dicha declaración será voluntaria respecto de los bienes de dicho cónyuge o conviviente civil, caso en el cual deberá constar el consentimiento expreso de éste. Si la cónyuge del declarante es titular de un patrimonio en los términos de los artículos 150, 166 y 167 del Código Civil, la declaración será igualmente voluntaria respecto de dichos patrimonios.
En relación con las fechas, plazos y demás normas para efectuar la Declaración de Intereses y Patrimonio, así como sus actualizaciones anuales o por cese de funciones, deberá estarse a las disposiciones de la ley N° 20.880, que rigen sobre la materia.
No obstante, y pese a que la ley N° 19.863 no reguló los plazos de cumplimiento de las obligaciones que impone a los cuentadantes de gastos reservados en aquellos casos de ausencia temporal o definitiva, el artículo 5° de la ley N° 20.880 prescribe que “la declaración de intereses y patrimonio deberá efectuarse dentro de los treinta días siguientes de la fecha de asunción del cargo. Además, el declarante deberá actualizarla anualmente, durante el mes de marzo, y dentro de los treinta días posteriores a concluir sus funciones”, por lo que deberá estarse a los términos de este precepto para determinar los plazos en que debe realizarse la declaración en análisis por el funcionario que se encuentre en la señalada situación.
b) Rendir caución para el manejo de los gastos reservados
La jurisprudencia administrativa de este Órgano de Control ha señalado, entre otros, en sus dictámenes N°s 11.939, de 2003, y 12.268, de 1978, que los gastos reservados no escapan fundamentalmente a las reglas que rigen en general a todos los egresos públicos, encontrándose afectos a la regulación dispuesta en los artículos 60, 70 y 71 de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, en cuanto a la determinación de cuentadante y de la constitución de la caución correspondiente.
De esta manera, la jefatura de la unidad operativa individualizada en la resolución que identifique las unidades operativas deberá cumplir lo dispuesto en los artículos 51 y siguientes del decreto ley N°1.263, de 1975, como asimismo lo dispuesto en los artículos que componen los Títulos IV, V, VI y VII de la ley N° 10.336, normativa aplicable al uso de estos recursos, sin perjuicio de aquellas que, por la naturaleza reservada y secreta de los gastos reservados, sean incompatibles.
A este respecto, cabe recordar que todo funcionario que tenga a su cargo la administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquier naturaleza, deberá rendir caución, en la forma y plazos establecidos en el artículo 56 del decreto ley N° 1.263, de 1975, en relación con los artículos 68 y siguientes de la ley N° 10.336, debiendo relevarse al efecto lo establecido en los artículos 71 y 70 de este último texto legal, en orden a “que todo decreto o resolución que designe a un funcionario para desempeñar un cargo deberá indicar si éste debe o no rendir caución, y en caso afirmativo, su monto”, de modo que “tan pronto como ingrese a la Administración Pública un funcionario que deba manejar fondos o custodiar bienes, o en el caso de que pasen a desempeñar funciones de esta naturaleza funcionarios que antes no las servían, el Jefe respectivo lo comunicará al Contralor, cuando el puesto que ocupare no sea de aquellos expresa o taxativamente señalados por las leyes o reglamentos como sujeto a caución”.
Entregar información de los gastos reservados para la elaboración del informe semestral
En atención a que la ley N° 19.863, autoriza el uso de los gastos reservados a las unidades operativas de los servicios y ministerios que hayan sido individualizadas mediante un acto administrativo reservado, y que, además, en su artículo 4° obliga a los respectivos jefes de servicio a informar por escrito a las autoridades Ministeriales de la utilización de estos recursos, resulta imprescindible que los jefes de las respectivas unidades operativas entreguen a aquellos la información necesaria para el debido cumplimiento de dicha obligación.
En aquellos casos en que la ley ha autorizado el manejo de gastos reservados directamente a una Cartera de Estado, el jefe de las unidades operativas pertenecientes al propio Ministerio o Subsecretaría respectiva, deberá proporcionar la información al Subsecretario/a correspondiente, para que, en su calidad de Jefe/a de servicio, dé cumplimiento a las obligaciones que le impone la ley. A su turno, si dicha jefatura de servicio es el propio Subsecretario/a deberá informar al Ministro/a de la cartera de que se trate.
Suscribir el informe anual consolidado que se remite a la Contraloría General de la República
El artículo 4°, inciso tercero, de la ley N°19.863, establece que los jefes/as de las unidades operativas que tengan a su cargo gastos reservados deberán suscribir, en conjunto con el jefe/a de servicio, el informe anual que debe ser remitido a la Contraloría General de la República.
Obligación de proporcionar los informes respectivos en casos de cesación en el cargo, o de ausencia temporal
En cuanto a la emisión de los informes semestrales y anuales, según sea el caso, corresponderá al funcionario autorizado para el uso de los recursos de que se trata, proporcionar los aludidos informes a su superior jerárquico, de manera previa a la fecha de cesación de su cargo o desvinculación, o de su ausencia temporal.
Ello, porque un actuar contrario importaría una contravención a sus deberes funcionarios y a los principios de responsabilidad y probidad establecidos en los artículos 3°, 5°, 7°, 11 y 13 de la ley N° 18.575, y obsta al adecuado resguardo de los recursos públicos.
OBLIGACIONES DE LOS JEFES/AS DE SERVICIOS
a) Informar semestralmente del uso de los gastos reservados
El artículo 4° de la ley N° 19.863 establece que los jefes/as de los respectivos servicios deberán informar a las autoridades correspondientes, por escrito, con carácter secreto y de forma semestral, sobre la utilización de dichos recursos, estableciéndose un plazo de sesenta días hábiles siguientes al vencimiento del semestre para cumplir con el deber de información requerido.
En relación con la autoridad que corresponda, el inciso segundo del citado artículo 4° canaliza en el actual Ministro/a del Interior y Seguridad Pública y en el Subsecretario/a del Interior la entrega de la información semestral antes aludida, respecto del uso de los gastos reservados por parte de Carabineros de Chile, de la Policía de Investigaciones de Chile y de la Agencia Nacional de Inteligencia, así como también la entrega de información del propio Ministerio del Interior y Seguridad Pública -o por las nuevas entidades que lo sucedan, según lo que determine la ley-.
De la misma manera, la entrega de esta información semestral se realizará al Ministro/a de Relaciones Exteriores y al Subsecretario/a de Relaciones Exteriores, respecto del uso de los gastos reservados ejecutados por el Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de su Secretaría y Administración General y Servicio Exterior, como también aquellos utilizados por la Dirección Nacional de Fronteras y Límites del Estado.
Por su parte, la utilización de gastos ejecutados por el Ministerio de Defensa Nacional, por medio de la Subsecretaría para las Fuerzas Armadas, y por las Fuerzas Armadas, desagregadas por la respectiva ley de presupuestos en los capítulos correspondientes al Ejército de Chile, la Armada de Chile y la Fuerza Aérea de Chile, deberán ser informados semestralmente al Ministro/a de Defensa Nacional y al Subsecretario/a para las Fuerzas Armadas.
b) Información anual consolidada a la Contraloría General de la República
En este ámbito, el legislador prescribe en el inciso tercero del artículo 4° de la ley N° 19.863, que “Los jefes de servicio (…) deberán informar por escrito a la Contraloría General de la República, directamente a través del Contralor General, de los gastos reservados utilizados en el año presupuestario anterior, y deberán acompañar una declaración jurada que acredite que se ha dado cumplimiento a los fines establecidos en el artículo 2 y a lo dispuesto en el artículo 6 de esta ley. Dicho informe será genérico y secreto, y deberá suscribirse en conjunto por el jefe de servicio y los jefes de las unidades operativas que tengan a su cargo gastos reservados. El plazo para cumplir con el deber de información referido precedentemente será de sesenta días hábiles siguientes al vencimiento del año.”.
Complementa lo anterior, lo regulado en el artículo 36 de la citada ley N° 21.640, que señala que, para los efectos de los gastos reservados asignados para el año 2024, el informe escrito a la Contraloría General de la República que, en virtud del inciso tercero del artículo 4° de la ley N° 19.863, debe suscribirse en conjunto por el jefe/a de servicio y los jefes/as de las unidades operativas que tengan a su cargo gastos reservados, deberá contar además con el visto bueno del Ministro/a del Interior y Seguridad Pública, de Relaciones Exteriores o de Defensa Nacional, según corresponda.
Por su parte, la ley N° 21.722, de presupuestos del sector público para el año 2025, establece en el inciso primero de su artículo 38, respecto de los gastos reservados asignados para dicho periodo, que los informes de las Subsecretarías del Interior, de Relaciones Exteriores, de Defensa y de Fuerzas Armadas deberán incluir el visto bueno del Ministro/a respectivo.
Efectuadas las consideraciones anteriores, agrega la ley N° 19.863 que este informe anual deberá contar con información suficiente para permitir al Contralor General de la República verificar que se ha dado cumplimiento a los fines establecidos en el artículo 2° y a lo dispuesto en el artículo 6° de la ley N° 19.863, requerimiento que se encuentra contemplado en el inciso segundo del artículo 38 de la ley N° 21.722, para los gastos reservados del año 2025, esto es, que se hayan utilizado los recursos exclusivamente en el cumplimiento a las funciones públicas establecidas en las leyes relativas al orden público, a la seguridad interna y externa del país, a la inteligencia y contrainteligencia; y que no se hayan efectuado pagos a funcionarios públicos ni transferencias para el financiamiento de campañas políticas de partidos políticos u organizaciones gremiales.
En este orden de ideas, cabe señalar que, si bien el inciso tercero del artículo 4° de la ley N° 19.862 establece que el informe anual de los gastos reservados será genérico y secreto, la información contenida en él, según señala el artículo 36 de la ley N° 21.640, debe ser suficiente, esto es, debe permitir que el Contralor/a General realice un análisis de la información, verificando si estos recursos públicos de naturaleza reservada se utilizaron en aquellas materias autorizadas por la normativa.
En esta misma línea, cabe señalar que dentro de la información suficiente que permita verificar el cumplimiento de los fines legales en el uso de los gastos reservados, el informe anual deberá adjuntar la documentación que respalde los respectivos egresos, tales como documentos tributarios, órdenes de compra o cualquier antecedente que contenga el acto o la convención destinada a la adquisición de bienes y servicios de consumo o activos no financieros, y que permitan respaldar las actividades declaradas en el informe de que se trata.
Por el contrario, en aquellas actuaciones en que, dada su naturaleza, no sea posible obtener documentos emanados de la entidad o del oferente, según sea el caso, deberá señalarse genéricamente el objetivo del gasto y las razones de la imposibilidad de contar con documentación de respaldo, lo que deberá explicitarse en la declaración jurada que deba acompañarse al informe respectivo.
